Stand: Oktober 2026
Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie gig8 (Website und Web-Anwendung) nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.
Für die Daten, die bei Besuch der Website und bei Registrierung, Anmeldung und Abrechnung entstehen, ist der unten genannte Betreiber verantwortlich. Daten, die Nutzer in der Anwendung über Dritte erfassen (z. B. Kunden, Ansprechpartner, Personal, Gäste), verarbeitet der Betreiber als Auftragsverarbeiter im Auftrag des jeweiligen Nutzers, der insoweit Verantwortlicher ist. Hierzu gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Betroffene Personen wenden sich bei Fragen zu solchen Daten bitte zunächst an den jeweiligen Nutzer (z. B. die Agentur oder Band), der sie erfasst hat.
Wir erheben Daten, die Sie uns mitteilen (z. B. bei der Registrierung), sowie technische Daten, die beim Aufruf der Website automatisch anfallen (z. B. IP-Adresse, Browser, Uhrzeit). Wir verwenden sie, um die Anwendung bereitzustellen, abzusichern und abzurechnen. Wir setzen keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge ein und geben keine Daten zu Werbezwecken weiter.
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (siehe Abschnitt 8).
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
datayeah – Timo Prill
Aachener Str. 24
50674 Köln
Deutschland
E-Mail: info@gig8.io
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.
Da in unserem Unternehmen in der Regel weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten nicht gesetzlich vorgeschrieben. Für alle Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannte verantwortliche Stelle.
Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften. Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und unseren Servern erfolgt per TLS-Verschlüsselung (erkennbar an „https://" und dem Schloss-Symbol). Passwörter speichern wir ausschließlich als gesicherten Hash. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist im Internet dennoch nicht möglich.
Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet der Server automatisch technisch erforderliche Verbindungsdaten, die Ihr Browser übermittelt:
Diese Daten dienen dem sicheren und fehlerfreien Betrieb (Fehleranalyse, Missbrauchs- und Angriffsabwehr, Begrenzung der Anfragenhäufigkeit). Sie werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nur so lange gespeichert, wie es dafür erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb und Sicherheit der Anwendung).
Für die Nutzung von gig8 ist ein Konto erforderlich. Dabei verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort (als Hash) sowie Ihre Zugehörigkeit zu Crews und Ihre dortige Rolle. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses). Zur Nachweisbarkeit speichern wir außerdem, wann und in welcher Fassung Sie die AGB, diese Datenschutzerklärung und den AVV akzeptiert haben (Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO; Nachweispflicht).
Bestätigung der E-Mail-Adresse (Double-Opt-In): Nach der Registrierung senden wir einen Bestätigungslink an die angegebene Adresse. Der Link ist 24 Stunden gültig. Konten, deren E-Mail-Adresse nicht innerhalb von 48 Stunden bestätigt wird, werden automatisch gelöscht. Damit verhindern wir Missbrauch und Registrierungen mit fremden Adressen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Protokoll von Aktionen: Innerhalb einer Crew werden zuletzt ausgeführte Aktionen (z. B. „Kunde angelegt") mit Zuordnung zum ausführenden Nutzer in einem Aktivitätsprotokoll angezeigt. Pro Crew wird nur eine begrenzte Anzahl der jüngsten Einträge vorgehalten.
Sie können sich mit Passwort, mit einem per E-Mail zugesandten Anmelde-Link bzw. Code (passwortlos) oder mit einem Passkey anmelden. Bei einem Anmelde-Link speichern wir nur einen Hash des Links bzw. Codes und dessen Ablaufzeit; beides ist kurz gültig und nur einmal verwendbar. Bei einem Passkey (WebAuthn) wird auf Ihrem Gerät ein Schlüsselpaar erzeugt; wir speichern nur den öffentlichen Schlüssel, eine Kennung, den Zählerstand und eine von Ihnen vergebene Bezeichnung. Biometrische Daten verlassen Ihr Gerät nicht. Optional können Sie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) aktivieren; das Geheimnis wird verschlüsselt gespeichert, Wiederherstellungscodes nur als Hash. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Sicherheit des Kontos). Zusätzlich führen wir zur Missbrauchsabwehr ein Begrenzungsverfahren (Rate-Limiting) nach IP-Adresse durch.
Nutzer können Personen außerhalb von gig8 per E-Mail einen persönlichen Link senden: Crew-Mitglieder erhalten einen Link, über den sie einen Termin absagen können; Kunden erhalten einen Link, über den sie ein Angebot annehmen oder einen Vertrag bestätigen können. Die Links sind zufällig, zeitlich befristet und widerrufbar; gespeichert wird nur ein Hash des Links. Bei einer Zustimmung speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, einen Prüfwert des Dokuments sowie eine gekürzte IP-Adresse (IPv4 auf /24, IPv6 auf /48) und einen Hash der Browserkennung als Nachweis. Dabei handelt es sich um eine einfache elektronische Zustimmung, nicht um eine qualifizierte elektronische Signatur. Verantwortlich für die Inhalte ist die jeweilige Crew, wir handeln als Auftragsverarbeiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
Crews können Kontoauszugsdateien (CAMT.053, MT940, CSV) hochladen, um Zahlungseingänge Rechnungen zuzuordnen. Aus den Dateien übernehmen wir nur Buchungsdatum, Betrag, einen gekürzten Verwendungszweck und den Namen des Zahlers; IBANs werden nicht gespeichert, die hochgeladene Datei selbst wird nicht aufbewahrt (nur ein Prüfwert zur Vermeidung von Doppelimporten). Die Daten gehören der jeweiligen Crew, wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter und löschen sie mit der Crew.
Gagen und Stundenzettel: Crews können Einsatzzeiten, Gagen und Auslagen ihres Personals erfassen und Abrechnungen erstellen. Freiberufler erhalten auf Wunsch einen Link, über den sie ihre Zeiten bestätigen können (Name, Zeitpunkt; nur ein Hash des Links wird gespeichert). Die Daten gehören der Crew; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter und löschen sie mit der Crew.
Mahnwesen und DATEV-Export: Für Rechnungen können Zahlungserinnerungen und Mahnungen vorbereitet werden; Mahnungen werden nur auf ausdrückliche Anweisung der Crew versendet. Für den DATEV-Export können Kontonummern je Kunde sowie Berater- und Mandantennummer hinterlegt werden.
Öffentlicher Terminkalender (optional): Auf Wunsch einer Crew veröffentlicht gig8 ausgewählte Termine (Datum, Titel, Ort, Ticket-Link) unter einem geheimen Link als Seite, Kalender-Abo und Widget. Der Kalender ist standardmäßig ausgeschaltet; Gagen, Kontakte, Crew und interne Notizen werden nie angezeigt.
Raumanfragen (optional): Wenn eine Crew einen Anfrage-Link für Räume aktiviert, können Interessenten Name, E-Mail, optional Telefon, Wunschtermin und eine Nachricht übermitteln. Zusätzlich speichern wir eine gekürzte IP-Adresse (IPv4 auf /24, IPv6 auf /48) zur Missbrauchsabwehr. Abgelehnte Anfragen löschen wir nach 180 Tagen, zugesagte bleiben bis zur Löschung durch die Crew. Das Formular holt die Einwilligung ein und zeigt diesen Hinweis. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. a DSGVO.
Zur Nachvollziehbarkeit speichert gig8 für ausgestellte Rechnungen den Stand zum Zeitpunkt der Ausstellung (Absender, Empfänger, Positionen, Beträge) samt Prüfsumme der PDF-Datei sowie ein Änderungsprotokoll (Zeitpunkt, Nutzer, Aktion, gekürzte IP-Adresse), das nur ergänzt, nicht verändert werden kann. Rechnungen können als elektronische Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) erzeugt und empfangene E-Rechnungen im Original archiviert werden. Daten ausgestellter Rechnungen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB); die Crew ist dafür verantwortlich und kann ein Archiv exportieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. b DSGVO.
Für Betrieb, Support und Missbrauchsabwehr gibt es einen Administrationsbereich, der nur dem Betreiber zugänglich ist. Zugriffe und Änderungen im Administrationsbereich werden in einem Protokoll festgehalten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Wir versenden ausschließlich E-Mails, die für die Nutzung des Dienstes erforderlich sind. Dazu gehören die Bestätigungs-E-Mail bei der Registrierung, Einladungen zu einer Crew, von Nutzern ausgelöste Dokumenten-E-Mails (z. B. Angebote, Rechnungen, Rider, iCal-Links), die wöchentliche Zusammenfassung für Crew-Mitglieder sowie Abonnement-Bestätigungen. Bei jeder Neuregistrierung erhält außerdem der Betreiber eine interne Benachrichtigung mit Name und E-Mail-Adresse des neuen Nutzers. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Werbe-Newsletter versenden wir nicht. Gegen den Erhalt der wöchentlichen Zusammenfassung können Sie jederzeit Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO), eine Nachricht an info@gig8.io genügt.
Einladungen: Gibt ein Nutzer die E-Mail-Adresse einer anderen Person ein, um sie in eine Crew einzuladen, verwenden wir diese Adresse ausschließlich, um die Einladung zuzustellen. Hierfür ist der einladende Nutzer verantwortlich (Auftragsverarbeitung).
gig8 verwendet ausschließlich Cookies und vergleichbare Technologien, die für den Betrieb der Anwendung technisch erforderlich sind oder die Sie durch Ihre Nutzung ausdrücklich angefordert haben. Es gibt keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies und keine Cookies von Drittanbietern. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); die nachgelagerte Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Aus diesem Grund zeigen wir keinen Cookie-Banner an.
Zur Speicherung Ihrer Anzeigeeinstellungen nutzt die Anwendung den lokalen Speicher Ihres Browsers. Die Daten verlassen Ihr Gerät nicht. Es handelt sich um folgende Einträge: theme (Hell-/Dunkelmodus), sidebar-collapsed (Zustand der Seitenleiste), settingsActiveTab und accountActiveTab (zuletzt gewählter Tab), routing-help-collapsed (Hilfebox), pwa-install-dismissed und ios-install-shown (Hinweis zur Installation als App) sowie paginationLimit. Sie können diese Einträge jederzeit in den Einstellungen Ihres Browsers löschen.
Die Anwendung kann als App installiert werden. Dazu legt ein Service Worker statische Dateien (Skripte, Stile, Bilder) im Browser-Cache ab. Personenbezogene Inhalte werden dadurch nicht an Dritte übermittelt.
Ihren Browser können Sie so einstellen, dass Cookies abgelehnt oder gelöscht werden. Ohne das Sitzungs-Cookie können Sie sich jedoch nicht anmelden.
Wir setzen die folgenden Dienstleister ein. Soweit sie in unserem Auftrag Daten verarbeiten, bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Alle von uns verwendeten Schriftarten, Symbole und Skriptbibliotheken werden von unseren eigenen Servern ausgeliefert; dafür werden keine Drittserver wie Google Fonts oder CDNs kontaktiert.
Die Anwendung wird auf Servern eines Infrastrukturanbieters betrieben. Dabei verarbeitet der Anbieter technisch bedingt die Verbindungsdaten (siehe Server-Log-Dateien) in unserem Auftrag.
Die Datenbank wird auf unserem eigenen Server in Deutschland betrieben; die Datenbankdateien sind verschlüsselt (Verschlüsselung im Ruhezustand). Hochgeladene und erzeugte Dateien (z. B. Rider, Logos, Rechnungs- und Angebots-PDFs, Belege) sowie verschlüsselte Datensicherungen der Datenbank speichern wir bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland (Object Storage, Standort Falkenstein). Die Datensicherungen sind mit einem Schlüssel verschlüsselt, den Hetzner nicht kennt; sie werden nach einem festen Rotationsplan (täglich, wöchentlich, monatlich; höchstens ein Jahr) aufbewahrt und danach gelöscht. Dateien sind nicht öffentlich abrufbar, der Zugriff erfolgt nur über zeitlich begrenzte, signierte Links nach Berechtigungsprüfung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Übergangsphase: Wir haben Datenbank und Dateien von Google Cloud (Google Ireland Limited, Dublin) zu uns bzw. zu Hetzner umgezogen. Zur Absicherung der Umstellung bestehen übergangsweise noch Kopien bei Google Cloud (Cloud SQL, Cloud Storage); diese werden nach Abschluss der Übergangsphase gelöscht. Die automatische Texterkennung (OCR) für Belege erfolgt auf unserem eigenen Server; Belege werden dafür nicht mehr an Dritte übermittelt.
Für die Adresssuche (Geokodierung) sendet unser Server die von Ihnen eingegebene Adresse bzw. den Suchbegriff an den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (nominatim.openstreetmap.org). Die Anfrage stellt unser Server, nicht Ihr Browser; Ihre IP-Adresse wird nicht weitergegeben. Treffer werden zwischengespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Für die Berechnung von Entfernung und Fahrzeit (Routing, z. B. in der Tour-Dispo) sendet unser Server die Start-, Ziel- und Wegpunkte derzeit an die Google Maps Platform (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland); auch hier stellt unser Server die Anfragen, Ihre IP-Adresse wird nicht übermittelt. Eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden und wird auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw. den Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework gestützt. Wir arbeiten daran, diese Funktion auf einen europäischen Anbieter umzustellen. Die Datenschutzerklärung von Google finden Sie unter https://policies.google.com/privacy.
Auf der Seite „Routing" wird die Karte mit der Software MapLibre GL dargestellt, die von unserem Server ausgeliefert wird. Die Kartendaten (Vektorkacheln, Schriften und Symbole) werden direkt vom Kartendienst OpenFreeMap (https://openfreemap.org) geladen, dessen Kartendaten von OpenStreetMap stammen. Dabei wird Ihre IP-Adresse an den Betreiber des Dienstes übermittelt; Cookies werden dafür nicht gesetzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Kartendarstellung). Die Kartendaten stehen unter der Open Database License (© OpenStreetMap-Mitwirkende).
Für den Versand der in Abschnitt 3 genannten Funktions-E-Mails nutzen wir Brevo, Anbieter Sendinblue SAS (Brevo), 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich. Brevo verarbeitet Empfängeradresse, Name, Betreff und Inhalt der E-Mails in unserem Auftrag. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit Brevo besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Für das kostenpflichtige Abonnement nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Wenn Sie ein Abonnement abschließen, werden Sie zur Zahlungsseite von Stripe weitergeleitet; Ihre Zahlungsdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Anschrift, Zahlungsmittel) geben Sie dort direkt bei Stripe ein. Wir erhalten von Stripe Referenznummern sowie den Status des Abonnements, jedoch keine vollständigen Zahlungsmitteldaten. Über das Kundenportal von Stripe können Sie Abonnement und Rechnungen verwalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Übermittlung in Drittländer wird auf Standardvertragsklauseln bzw. das EU-U.S. Data Privacy Framework gestützt. Weitere Informationen: https://stripe.com/de/privacy.
Name, E-Mail-Adresse und Passwort sind zur Registrierung erforderlich. Ohne diese Angaben können wir kein Konto einrichten.
Ihnen stehen folgende Rechte zu:
Sind Ihre Daten von einem Nutzer von gig8 erfasst worden (z. B. als Kunde, Ansprechpartner oder Crew-Mitglied einer Agentur), wenden Sie sich für Auskunft, Berichtigung oder Löschung bitte an diesen Nutzer als Verantwortlichen. Auf Anfrage leiten wir Ihr Anliegen weiter.
Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.
Für alle Anfragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:
E-Mail: info@gig8.io
Post: datayeah – Timo Prill, Aachener Str. 24, 50674 Köln